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Riccardo

13 Marzo 2024| ,
Tempo di lettura: 4 min.

Organizzare eventi aziendali: come realizzarne uno di successo?

Organizzare eventi aziendali è sicuramente uno dei modi più coinvolgenti e apprezzati per festeggiare ricorrenze importanti, come ad esempio un anniversario di un’azienda.

Questi momenti restituiscono un’emozione che parla della storia e del percorso vissuto dalla realtà festeggiata, creando nuovi ricordi condivisi.

Ed è stato proprio questo che abbiamo fatto noi di Krea: organizzare l’evento aziendale per i 70 anni di attività di Renzo Botter, imprenditore veneto specializzato nella costruzione di trasformatori.

Gli step da fare per organizzare eventi aziendali

Eventi e comunicazione sono due aspetti del nostro lavoro che si intrecciano tra loro in una solida unità. Una buona riuscita del primo chiama un eccellente sviluppo della seconda. Vediamo come siamo riusciti a far diventare realtà quest’unione.

La creazione del logo per l’evento aziendale

Per rendere riconoscibile quest’evento a tutti i partecipanti, siamo partiti dalla creazione di un logo, in grado di racchiudere i due protagonisti: Renzo Botter e i suoi 70 anni di attività.

Per questo abbiamo pensato a Ren70, un gioco grafico in cui questi due elementi si fondono insieme, sostenuto da uno stile tecnico e moderno, dove le radici dell’azienda (Renzo) rappresentano le basi del futuro.

I colori riprendono il colore ufficiale dell’azienda, una scelta guidata dal desiderio di rendere immediatamente riconoscibile l’oggetto dell’evento.

Gli inviti

Il secondo passo da fare per organizzare eventi aziendali è pensare agli inviti.

Una volta recuperata la lista degli invitati dal cliente, si è infatti passati alla definizione dell’invito. Presentazione grafica, tono di voce del messaggio, modalità di condivisione: tutti elementi fondamentali per rendere la comunicazione dell’evento personale e unica.

Partendo dal logo, abbiamo definito la grafica dell’invito cartaceo e di quello telematico, poi spedito con l’aiuto dell’email marketing.

Utilizzando il database creato negli anni dal cliente, abbiamo infatti trasposto graficamente l’invito cartaceo nella piattaforma di cui siamo media partner e che usiamo per l’attività di email marketing.

Tenendo conto delle tempistiche necessarie per l’organizzazione dell’evento stesso, li abbiamo inviati in entrambe le modalità, sia in italiano che in inglese, a seconda della nazionalità dell’invitato, seguendo con cura la ricezione delle risposte e creando su di esse la lista definitiva degli invitati, utilizzata poi all’evento per il ricevimento degli ospiti.

Organizzare eventi aziendali: l’allestimento

Per riuscire a entrare nel cuore degli invitati, un evento deve tener conto di molti aspetti: qualità del catering, location, qualità dell’intrattenimento e impatto visivo dell’allestimento generale. Organizzare eventi aziendali è soprattutto ricerca del dettaglio.

Per questo, una volta definito il logo, abbiamo scelto il miglior allestimento per l’evento aziendale che potesse rappresentare la realtà festeggiata: uno stile raffinato che parlasse di Botter Elettrotecnica.

Come l’abbiamo creato?

Posizionando, ad esempio, nei posti strategici della location, i macchinari sviluppati dallo stesso Renzo durante tutta la carriera, come simbolo delle tappe che hanno caratterizzato il suo percorso professionale. A completare l’aspetto grafico dell’evento la presentazione dei menù e dei tableu, anch’essi progettati da noi.

Definiti questi elementi abbiamo quindi scelto una parete della stanza per rivestirla con un banner, dove tutti gli invitati hanno avuto la possibilità si lasciare la propria firma e farsi scattare una foto.

Ricordi che prendevano forma via via che la serata si svolgeva.

La nostra agenzia ha coordinato tutti questi dettagli, avvalendosi anche di stretti collaboratori e di idee, in grado di coinvolgere gli invitati durante la speciale serata. Una di queste è stata sicuramente la realizzazione di un video, con cui si sono ripercorsi i momenti più importanti della storia personale di Renzo Botter.

La realizzazione di un video emozionale

Partendo da un’intervista sviluppata da alcune nostre domande, poste sia allo stesso Botter sia ai suoi più stretti collaboratori, abbiamo realizzato lo storyboard del video emozionale. Da qui siamo partiti per girare il materiale audiovisivo, nei luoghi più importanti che hanno fatto da sfondo ai momenti raccontati.

Come spesso succede nel nostro lavoro, le idee di partenza assumono nuove forme in corso d’opera. Da un’idea di un breve documentario iniziale, dove il racconto prendeva vita dalle parole dei diretti protagonisti, si è passati a un video con una voce narrante di un doppiatore professionista. Per questo abbiamo sviluppato un testo in grado di racchiudere i momenti più preziosi, definito da un tono di voce solido e pieno di emozione ma pur sempre misurato, proprio come Renzo Botter.

Siamo quindi arrivati in sala montaggio, dove abbiamo confezionato il video emozionale definitivo, proiettato poi durante l’evento.

Un successo che ci ha riempito di soddisfazione, apprezzato da tutti i presenti all’evento: organizzare eventi aziendali è sicuramente un’attività che amiamo fare.

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